Política de Tratamiento de Datos Personales

CONTENIDO

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

SOMOS S.A.S. actúa como responsable del tratamiento cuando decide sobre la recolección, uso, almacenamiento, circulación, actualización, transmisión, transferencia, conservación o supresión de datos personales bajo su control.

2. OBJETO Y PROPÓSITO

La presente Política establece las reglas corporativas de SOMOS S.A.S. para el tratamiento de datos personales y busca garantizar que la información sea gestionada de manera lícita, transparente, segura, proporcional y coherente con las finalidades informadas al titular.

Su propósito es acompañar el crecimiento de SOMOS S.A.S. con una base de cumplimiento que permita desarrollar relaciones comerciales, corporativas, tecnológicas, deportivas y de inversión sin convertir los datos personales en un activo de explotación independiente de la finalidad autorizada.

3. ALCANCE

Esta Política aplica a los datos personales contenidos en archivos y bases de datos físicas o electrónicas bajo responsabilidad de SOMOS S.A.S., incluyendo información obtenida a través de somosholding.com, formularios, correos, reuniones, eventos, procesos comerciales, relaciones corporativas y plataformas administradas directamente por la compañía.

• Accionistas y personas naturales vinculadas a accionistas o vehículos de inversión.
• Inversionistas potenciales y representantes de fondos, family offices, empresas y socios corporativos.
• Clientes, prospectos, distribuidores y contactos comerciales.
• Aliados estratégicos, patrocinadores, entidades públicas o privadas y contactos institucionales.
• Proveedores, contratistas, consultores y representantes de terceros.
• Colaboradores, candidatos y personas vinculadas a procesos internos.
• Deportistas, entrenadores, participantes, asistentes e invitados de actividades o eventos cuando corresponda.
• Usuarios de sitios web, formularios, plataformas y canales digitales administrados por SOMOS S.A.S.
• Personas que presenten consultas, solicitudes, reclamos o ejerzan derechos sobre sus datos.

La presente Política protege datos de personas naturales. La información puramente corporativa de una persona jurídica no constituye, por sí sola, dato personal; sin embargo, cuando la información identifica o permite asociar a una persona natural, se aplicarán las reglas de protección correspondientes.

4. MARCO NORMATIVO

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y demás disposiciones constitucionales aplicables.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015, en las disposiciones que reglamentan el tratamiento de datos personales.
• Normas que modifiquen, adicionen o sustituyan el régimen de protección de datos personales.
• Instrucciones y lineamientos aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. DEFINICIONES ESENCIALES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular cuando sea legalmente exigible.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: Dato que puede ser tratado conforme con la ley por no ser semiprivado, privado o sensible.
• Dato privado: Información que por su naturaleza íntima o reservada solo resulta relevante para el titular.
• Dato sensible: Información cuyo uso indebido puede afectar la intimidad o generar discriminación, como datos de salud, biometría, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o vida sexual.
• Responsable: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento.
• Encargado: Persona natural o jurídica que realiza tratamiento por cuenta del responsable.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, incluida su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.
• Transferencia: Entrega de datos a otro responsable dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: Tratamiento realizado por un encargado por cuenta del responsable.

6. PRINCIPIOS APLICABLES

• Legalidad: El tratamiento se realizará conforme con el marco jurídico aplicable.
• Finalidad: Los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas e informadas.
• Libertad: Se requerirá autorización cuando esta sea legalmente exigible; el silencio no se entenderá como consentimiento.
• Veracidad o calidad: La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: El titular podrá conocer la existencia y uso de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: El acceso estará limitado a personas autorizadas, encargados y terceros legitimados.
• Seguridad: Se adoptarán medidas razonables y proporcionales para prevenir pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: Quienes intervengan en el tratamiento deberán mantener reserva sobre la información.

7. FUENTES Y FORMAS DE RECOLECCIÓN

• Formularios de somosholding.com y otros canales corporativos administrados por SOMOS S.A.S.
• Correos electrónicos, llamadas, reuniones, videoconferencias y comunicaciones autorizadas.
• Contratos, propuestas, cotizaciones, acuerdos, procesos de vinculación y documentación corporativa.
• Inscripciones, acreditaciones y actividades relacionadas con eventos o proyectos.
• Plataformas tecnológicas, formularios, CRM, herramientas de soporte o sistemas de automatización cuando sean implementados.
• Cookies, registros de servidor, analítica y tecnologías similares, de acuerdo con la Política de Cookies y las preferencias del usuario.
• Fuentes públicas o legalmente autorizadas, cuando la consulta resulte pertinente para una finalidad legítima.

SOMOS S.A.S. no utilizará medios engañosos o fraudulentos para recolectar información personal.

8. CATEGORÍAS DE DATOS QUE PUEDEN SER TRATADOS

• Datos de identificación y contacto.
• Datos profesionales, académicos y de representación empresarial.
• Información comercial, contractual y de relacionamiento corporativo.
• Información relacionada con propuestas, intereses estratégicos o procesos de inversión.
• Información financiera, patrimonial, contable o tributaria cuando sea necesaria para una etapa formal, contractual, de cumplimiento o debida diligencia.
• Datos de navegación, seguridad, dispositivo, dirección IP, preferencias y registros técnicos.
• Fotografías, videos, voz y testimonios cuando exista base legal o autorización aplicable.
• Información de participación en eventos, actividades deportivas o institucionales.
• Datos sensibles únicamente en los casos permitidos y cuando sean estrictamente necesarios.
• Datos de niños, niñas y adolescentes bajo las condiciones especiales previstas en la ley.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

SOMOS S.A.S. tratará los datos personales únicamente para finalidades compatibles con la relación existente o con la autorización otorgada. Entre las principales finalidades se encuentran:

9.1. Gestión corporativa y administrativa

• Atender solicitudes, comunicaciones, reuniones, peticiones y requerimientos.
• Gestionar archivos, reportes, controles, documentación y procesos internos.
• Mantener evidencia de relaciones y actuaciones corporativas.

9.2. Inversionistas y relaciones corporativas

• Gestionar solicitudes de información sobre SOMOS S.A.S., su ecosistema, proyecciones y procesos corporativos.
• Contactar inversionistas potenciales y representantes de fondos, family offices, empresas y socios estratégicos.
• Coordinar reuniones, acceso a información, entrega controlada de dossiers y seguimiento de conversaciones.
• Evaluar perfiles, representación, compatibilidad estratégica y, cuando corresponda, desarrollar procesos de debida diligencia.
• Verificar identidad, representación, procedencia de información y requisitos de cumplimiento aplicables.
• Gestionar documentación precontractual, contractual, societaria o de cierre cuando exista una operación formal.

9.3. Gestión comercial, distribución y desarrollo de mercado

• Gestionar clientes, prospectos, distribuidores, aliados y oportunidades comerciales.
• Preparar cotizaciones, propuestas, acuerdos, pedidos, servicios, entregas, garantías o soporte cuando corresponda.
• Fortalecer canales de distribución, comercio digital y relaciones comerciales en Colombia, Latinoamérica y Estados Unidos.
• Realizar seguimiento comercial únicamente dentro de las finalidades informadas.

9.4. Alianzas estratégicas e institucionales

• Gestionar relaciones con empresas privadas, entidades públicas, autoridades deportivas, federaciones, ligas, instituciones, patrocinadores y aliados tecnológicos o sectoriales.
• Evaluar proyectos conjuntos, convenios, patrocinios, colaboraciones y oportunidades de expansión.
• Coordinar reuniones, actividades, eventos y documentación relacionada con dichas alianzas.

9.5. Tecnología, plataformas y canales digitales

• Administrar sitios web, formularios, cuentas, herramientas digitales y funcionalidades bajo control de SOMOS S.A.S.
• Prestar soporte, gestionar solicitudes y mejorar la experiencia de usuario.
• Medir navegación, rendimiento y seguridad de los canales digitales conforme con las preferencias aplicables.
• Prevenir fraude, accesos no autorizados, abuso de formularios y otros riesgos tecnológicos.
• Utilizar herramientas de automatización, analítica o apoyo tecnológico cuando sean implementadas, respetando las finalidades informadas, la minimización de datos y los controles de acceso.

9.6. Actividades deportivas, eventos, contenido y entretenimiento

• Gestionar inscripciones, acreditaciones, logística, seguridad y participación en actividades cuando SOMOS S.A.S. sea responsable del tratamiento.
• Coordinar deportistas, entrenadores, invitados, proveedores, patrocinadores y participantes.
• Gestionar contenido audiovisual previamente autorizado para fines corporativos, informativos, deportivos o promocionales.

9.7. Proveedores, contratistas y consultores

• Evaluar, seleccionar y gestionar proveedores o contratistas.
• Administrar contratos, pagos, soportes, obligaciones tributarias y coordinación operativa.
• Gestionar accesos, seguridad, confidencialidad y cumplimiento de obligaciones.

9.8. Colaboradores y candidatos

• Gestionar procesos de selección, contratación, prestación de servicios y administración de relaciones laborales o contractuales.
• Verificar información profesional y gestionar capacitación, seguridad, accesos y obligaciones legales.

9.9. Cumplimiento, seguridad y gestión de riesgos

• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, societarias, administrativas y contractuales.
• Atender requerimientos de autoridades y ejercer o defender derechos.
• Gestionar auditorías, investigaciones internas, incidentes y controles de seguridad.
• Prevenir fraude, suplantación, lavado de activos u otros riesgos cuando resulte aplicable.

9.10. Comunicaciones corporativas y comerciales

• Enviar información corporativa, novedades, invitaciones, proyectos, contenidos y comunicaciones comerciales únicamente cuando exista autorización o una base jurídica aplicable.
• Gestionar listas de distribución, newsletter y seguimiento de comunicaciones autorizadas.
• Registrar y atender solicitudes de retiro, revocatoria u oposición a comunicaciones comerciales.

10. DATOS SENSIBLES

El tratamiento de datos sensibles será excepcional y se limitará a los casos permitidos por la ley. Cuando resulte aplicable, SOMOS S.A.S.:

• Informará al titular la naturaleza sensible del dato.
• Explicará de manera previa la finalidad específica.
• Solicitará consentimiento expreso cuando sea exigible.
• Aclarará que la respuesta es facultativa, salvo obligación legal aplicable.
• No condicionará una actividad a la entrega de datos sensibles que no sean necesarios.
• Aplicará controles reforzados de seguridad y acceso.

11. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos de menores de edad será excepcional, respetará su interés superior y sus derechos fundamentales, y se limitará a la información estrictamente necesaria. Cuando corresponda, se obtendrá autorización de su representante legal y se tendrá en cuenta la opinión del menor según su madurez y capacidad de comprensión.

La imagen, voz o información de menores utilizada en actividades deportivas, eventos, contenidos o campañas deberá contar con las autorizaciones y controles correspondientes.

12. IMÁGENES, VIDEO, VOZ Y CONTENIDO AUDIOVISUAL

Las fotografías, videos, grabaciones de voz y testimonios constituyen datos personales cuando permiten identificar a una persona. SOMOS S.A.S. solicitará autorización cuando sea legalmente exigible y deberá informar las finalidades de captura, reproducción, publicación, difusión, archivo o utilización.

Las autorizaciones podrán delimitar medios, territorios, formatos, campañas o periodos cuando resulte necesario.

13. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR Y PRUEBA DEL CONSENTIMIENTO

SOMOS S.A.S. solicitará la autorización a más tardar al momento de la recolección, salvo las excepciones previstas legalmente. La autorización podrá obtenerse por escrito, de forma oral, mediante formularios electrónicos, contratos, correos electrónicos, conductas inequívocas u otros mecanismos que permitan acreditar el consentimiento.

• La autorización debe ser previa, expresa e informada cuando sea exigible.
• El silencio no se entenderá como autorización.
• SOMOS S.A.S. conservará prueba de la autorización y del aviso de privacidad aplicable.
• Los formularios digitales deberán permitir demostrar la versión de la política o aviso aceptado, fecha, hora y finalidad cuando técnicamente sea posible.

14. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamientos autorizados por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil.
• Demás excepciones previstas en la normativa aplicable.

La ausencia de autorización no elimina los demás deberes de protección, seguridad, confidencialidad y finalidad.

15. DERECHOS DE LOS TITULARES

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización cuando corresponda.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Acceder gratuitamente a la información objeto de tratamiento en los términos legales.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar corrección, actualización o supresión cuando resulte procedente.
• Revocar la autorización cuando legalmente sea posible.
• Solicitar el retiro de comunicaciones comerciales autorizadas.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite aplicable ante SOMOS S.A.S.

16. PERSONAS LEGITIMADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS

• El titular, acreditando su identidad.
• Sus causahabientes, acreditando tal condición.
• Su representante o apoderado debidamente acreditado.
• Quien actúe por estipulación a favor de otro, cuando corresponda.
• Los representantes legales de niños, niñas o adolescentes.

17. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

Las consultas podrán enviarse a corporativo@somosholding.com e incluirán, como mínimo, identificación del titular, datos de contacto, descripción de la información solicitada y documentos que acrediten representación cuando corresponda.

18. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento deberán incluir identificación del titular, descripción de los hechos, solicitud concreta, canal para recibir respuesta, documentos de soporte y acreditación de representación cuando corresponda.

• Si el reclamo está incompleto, SOMOS S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo complete.
• Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin recibir la información, se entenderá que el interesado desistió.
• Cuando el receptor no sea competente, trasladará la solicitud al área correspondiente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al solicitante.
• Recibido el reclamo completo, se incorporará la leyenda "reclamo en trámite" cuando resulte aplicable.
• El reclamo será atendido dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados desde el día siguiente a su recepción completa.
• Cuando no sea posible responder dentro del plazo anterior, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Resumen de tiempos de atención

19. REVOCATORIA Y SUPRESIÓN

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos cuando resulte procedente, entre otros casos, cuando haya concluido la finalidad, el tratamiento carezca de autorización exigible, se incumplan principios y deberes legales o la información resulte innecesaria o excesiva.

La solicitud no procederá cuando exista obligación legal, contractual, administrativa, societaria o probatoria de conservar la información.

20. ÁREA RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCIÓN

La Gerencia Administrativa será responsable de recibir y gestionar peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales.

21. ENCARGADOS, PROVEEDORES Y TERCEROS

SOMOS S.A.S. podrá contratar proveedores o encargados para ejecutar actividades de tratamiento por cuenta de la compañía. Cuando corresponda, los acuerdos deberán definir el alcance, finalidades, medidas de seguridad, deberes de confidencialidad, restricciones de uso, instrucciones del responsable y condiciones de devolución o eliminación de información.

El acceso por parte de proveedores se limitará a la información necesaria para prestar el servicio contratado.

22. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES

Debido a la operación digital, la expansión internacional y el uso de proveedores tecnológicos, algunos datos podrían ser transmitidos o transferidos dentro o fuera de Colombia. SOMOS S.A.S. aplicará los requisitos legales, contractuales, técnicos y organizacionales que correspondan según la naturaleza de la operación y el rol de cada tercero.

Cuando se requiera autorización del titular, contrato de transmisión, mecanismos de transferencia o cualquier otro requisito legal, este deberá gestionarse antes del tratamiento correspondiente.

23. SEGURIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA

SOMOS S.A.S. adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables y proporcionales a la naturaleza de los datos, el tipo de tratamiento, los riesgos potenciales y la capacidad operativa de la compañía.

• Controles de acceso y administración de usuarios.
• Gestión de permisos y confidencialidad.
• Copias de seguridad y continuidad cuando corresponda.
• Actualización de sistemas y medidas de protección del sitio.
• Registro y atención de incidentes.
• Capacitación y lineamientos internos para personas con acceso a datos.
• Revisión de proveedores y herramientas que procesen información personal.

La compañía procurará conservar evidencia suficiente de la implementación de sus controles y procedimientos de protección de datos.

24. INCIDENTES DE SEGURIDAD

Ante un incidente que pueda comprometer datos personales, SOMOS S.A.S. evaluará su alcance, adoptará medidas de contención y corrección, documentará lo ocurrido y realizará las comunicaciones a autoridades o titulares cuando legalmente corresponda o resulte necesario para proteger sus derechos.

25. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN

Los datos serán conservados durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas y durante los términos exigidos por obligaciones contractuales, contables, tributarias, societarias, administrativas, judiciales o probatorias.

Una vez cumplidas las finalidades y vencidos los términos aplicables, la información será eliminada, anonimizada o bloqueada de manera segura, salvo que exista una base jurídica para continuar su conservación.

26. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE NAVEGACIÓN

Los datos obtenidos mediante cookies, píxeles, analítica, registros técnicos u otras tecnologías de navegación se gestionarán de acuerdo con la Política de Cookies, la Política de Privacidad y las preferencias expresadas por el usuario. Las tecnologías no esenciales deberán sujetarse a la configuración y consentimiento aplicables.

27. RELACIÓN CON LAS UNIDADES Y PLATAFORMAS DEL ECOSISTEMA

SOMOS S.A.S. integra distintas unidades, marcas, proyectos y plataformas dentro de su ecosistema empresarial. Esta Política aplica cuando SOMOS S.A.S. actúe como responsable del tratamiento. Cuando una plataforma, unidad o tercero opere bajo un responsable diferente o cuente con políticas específicas, el titular deberá consultar las condiciones aplicables a ese canal.

28. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

SOMOS S.A.S. podrá actualizar esta Política para reflejar cambios legales, tecnológicos, operativos o corporativos. Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del responsable o las finalidades serán comunicados oportunamente antes o a más tardar al momento de su implementación, cuando corresponda.

Cuando una modificación implique una nueva finalidad que requiera autorización, SOMOS S.A.S. solicitará una nueva autorización antes de tratar los datos para esa finalidad.

29. VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia el 12 de julio de 2026. Esta versión 1.1 fue actualizada el 19 de agosto de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales o contractuales aplicables.

30. CONTACTO OFICIAL