Política de Privacidad

CONTENIDO

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

SOMOS S.A.S. es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de somosholding.com, sus formularios, canales corporativos y demás medios administrados directamente por la compañía.

2. OBJETO Y ALCANCE

Esta Política de Privacidad explica cómo SOMOS S.A.S. recopila, utiliza, almacena, protege, circula, transmite, transfiere y, cuando corresponda, elimina datos personales obtenidos en el contexto de su sitio web corporativo y de sus relaciones empresariales.

El alcance está alineado con la actividad presentada en somosholding.com: integración de manufactura, distribución, comercio digital, tecnología, talento, contenidos y eventos vinculados con el ecosistema empresarial de SOMOS S.A.S., así como relaciones corporativas con clientes, distribuidores, aliados, proveedores, family offices, fondos, inversionistas privados y socios estratégicos.

Esta política complementa la Política de Tratamiento de Datos Personales, la Política de Cookies, los Términos de Uso y el Aviso Legal publicados en el sitio.

3. PERSONAS E INTERACCIONES CUBIERTAS

• Visitantes de somosholding.com y de sus páginas internas.
• Personas que diligencian formularios de contacto corporativo o de inversionistas.
• Potenciales inversionistas, family offices, fondos, socios corporativos, asesores o consultores que solicitan un acercamiento preliminar.
• Clientes, prospectos, distribuidores, proveedores y aliados que presentan solicitudes comerciales o estratégicas.
• Personas que se inscriben voluntariamente a comunicaciones, newsletter, eventos o novedades del ecosistema.
• Personas que interactúan con contenidos, campañas, actividades deportivas, eventos o plataformas administradas por SOMOS S.A.S.

4. INFORMACIÓN QUE PODEMOS RECOPILAR

4.1. Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Tipo y número de identificación, únicamente cuando resulte necesario.
• Empresa, entidad, firma, cargo o posición.
• Correo electrónico y número de teléfono.
• Ciudad, país o ubicación general.
• Información incluida voluntariamente en mensajes y solicitudes.

4.2. Información corporativa, comercial y de inversión

• Tipo de socio o perfil corporativo.
• Actividad económica y entidad representada.
• Interés comercial o estratégico.
• Área de interés: inversión, alianza comercial o estratégica, adquisición de activos o marcas, u otra finalidad informada.
• Rango estimado de inversión, cuando el usuario lo suministre voluntariamente.
• Objetivo de la conversación o información necesaria para evaluar una propuesta.
• Información necesaria para procesos posteriores de evaluación, negociación, debida diligencia o cumplimiento.

La información financiera, patrimonial, tributaria, bancaria, de identidad reinforced o sobre procedencia de fondos no deberá solicitarse a través del formulario general de contacto. Cuando sea necesaria en una etapa posterior, SOMOS S.A.S. habilitará el canal y las condiciones de seguridad, confidencialidad y cumplimiento correspondientes.

4.3. Datos técnicos y de navegación

• Dirección IP, cuando se encuentre disponible.
• Tipo de dispositivo, sistema operativo y navegador.
• Fecha y hora de acceso.
• Páginas visitadas, tiempo de navegación y fuente general de acceso.
• Registros técnicos, de seguridad y prevención de fraude.
• Preferencias relacionadas con cookies y consentimiento.

4.4. Contenido audiovisual

SOMOS S.A.S. podrá tratar fotografías, videos, voz, testimonios u otros contenidos audiovisuales cuando exista autorización previa, expresa e informada del titular o cuando resulte aplicable una excepción legal. Las finalidades deberán ser informadas y guardar relación con actividades corporativas, deportivas, institucionales, comerciales o promocionales legítimamente desarrolladas por la compañía.

5. FORMAS DE RECOLECCIÓN

• Formularios de somosholding.com.
• Correo electrónico y comunicaciones telefónicas.
• Reuniones y procesos corporativos.
• Formularios físicos o digitales y registros de eventos.
• Contratos, propuestas y documentos comerciales.
• Plataformas tecnológicas autorizadas.
• Cookies y tecnologías similares, conforme a las preferencias del usuario.
• Fuentes públicas o legalmente autorizadas, cuando resulte procedente.

SOMOS S.A.S. no utilizará medios engañosos o fraudulentos para recolectar información personal.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

6.1. Relaciones corporativas e inversionistas

• Recibir y gestionar solicitudes de contacto corporativo.
• Evaluar de manera preliminar el perfil, experiencia, jurisdicción, compatibilidad estratégica y capacidad declarada de potenciales inversionistas o socios.
• Coordinar reuniones, comunicaciones, acuerdos de confidencialidad y, cuando corresponda, acceso gradual a información corporativa o dossiers.
• Adelantar etapas posteriores de debida diligencia, verificación de identidad, origen y procedencia de fondos, cumplimiento y estructuración, únicamente cuando sean necesarias y bajo controles adecuados.

6.2. Gestión comercial y desarrollo del ecosistema

• Atender solicitudes de productos, servicios, distribución, comercio digital, alianzas, tecnología, contenidos, eventos y demás proyectos del ecosistema empresarial.
• Gestionar relaciones con clientes, prospectos, distribuidores, aliados, proveedores y contratistas.
• Preparar propuestas, cotizaciones, reuniones, seguimientos y procesos precontractuales o contractuales.
• Gestionar actividades, eventos, acreditaciones y contenidos vinculados con las unidades y proyectos de SOMOS S.A.S.

6.3. Comunicaciones corporativas y comerciales

Cuando exista autorización específica, SOMOS S.A.S. podrá enviar novedades corporativas, información de proyectos, eventos, contenidos, oportunidades, lanzamientos, alianzas y comunicaciones comerciales relacionadas con su ecosistema. Esta autorización será opcional e independiente de la autorización necesaria para gestionar una solicitud principal, y podrá ser revocada en cualquier momento.

6.4. Operación, analítica, seguridad y cumplimiento

• Mejorar la navegación, accesibilidad, funcionalidad y rendimiento del sitio.
• Realizar mediciones y análisis de uso conforme a la configuración de cookies y autorizaciones aplicables.
• Prevenir fraude, suplantación, accesos no autorizados y otros incidentes de seguridad.
• Cumplir obligaciones legales, administrativas, contables, tributarias, societarias, contractuales y probatorias.
• Atender consultas, reclamos, solicitudes de derechos y requerimientos de autoridades competentes.
• Ejercer o defender derechos en procedimientos administrativos, judiciales o contractuales.

Los datos no serán utilizados para finalidades incompatibles con aquellas informadas al titular.

7. AUTORIZACIÓN Y EVIDENCIA DEL CONSENTIMIENTO

Cuando la autorización sea exigible, SOMOS S.A.S. la solicitará de manera previa, expresa e informada mediante mecanismos que permitan acreditar la decisión del titular. El silencio no será entendido como autorización.

La compañía podrá conservar evidencia de la autorización mediante formularios, registros electrónicos, contratos, correos, grabaciones, trazabilidad del sistema u otros medios idóneos. Los formularios podrán diferenciar entre la autorización necesaria para gestionar una solicitud y la autorización opcional para comunicaciones corporativas o comerciales.

8. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

somosholding.com puede utilizar cookies estrictamente necesarias para funciones esenciales de operación y seguridad. Las cookies o tecnologías no esenciales de analítica, preferencias, contenido externo o marketing se gestionarán conforme a la Política de Cookies y a la elección del usuario cuando requieran autorización.

El usuario podrá aceptar todas, rechazar las no esenciales o configurar sus preferencias mediante el mecanismo habilitado en el sitio. SOMOS S.A.S. deberá mantener actualizado el inventario de cookies, scripts y proveedores realmente instalados.

9. ENTREGA DE INFORMACIÓN A TERCEROS Y PROVEEDORES

SOMOS S.A.S. no vende ni alquila datos personales. Podrá entregar o dar acceso a información únicamente a:

• Proveedores de alojamiento, almacenamiento, seguridad y soporte tecnológico.
• Proveedores de correo, formularios, CRM, automatización o comunicaciones.
• Asesores jurídicos, contables, tributarios, financieros, administrativos y auditores sujetos a deberes de confidencialidad.
• Proveedores logísticos, operativos, de eventos o servicios corporativos.
• Plataformas que actúen como encargados del tratamiento.
• Autoridades públicas o judiciales legalmente facultadas.
• Terceros autorizados por el titular o por la ley.

Cuando un proveedor actúe por cuenta de SOMOS S.A.S., deberá utilizar los datos únicamente para las finalidades autorizadas y bajo obligaciones de confidencialidad, seguridad y limitación de uso.

10. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES

Debido al uso de proveedores tecnológicos, almacenamiento en la nube y actividades corporativas internacionales, determinados datos podrían ser procesados fuera de Colombia. SOMOS S.A.S. aplicará las medidas jurídicas, contractuales, técnicas y organizacionales que correspondan conforme al régimen colombiano de protección de datos.

11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

SOMOS S.A.S. adopta medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables y proporcionales para reducir riesgos de pérdida, adulteración, destrucción, uso indebido, consulta no autorizada, acceso fraudulento o divulgación no autorizada.

Estas medidas pueden incluir gestión de usuarios y permisos, copias de seguridad, certificados de seguridad, actualización de sistemas, controles de acceso, gestión de proveedores y compromisos de confidencialidad. Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta; ante un incidente se aplicarán los procedimientos internos y legales correspondientes.

12. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos serán conservados durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades informadas, gestionar la relación correspondiente y atender obligaciones legales, contables, tributarias, administrativas, societarias, contractuales o probatorias. Cuando la información deje de ser necesaria y no exista deber de conservación, será eliminada, anonimizada o bloqueada de forma segura, según corresponda.

13. DERECHOS DEL TITULAR

El titular podrá, en los términos de la normativa aplicable:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Acceder gratuitamente a la información objeto de tratamiento.
• Presentar consultas o reclamos.
• Solicitar la supresión cuando resulte procedente.
• Revocar la autorización cuando resulte legalmente posible.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente ante SOMOS S.A.S.

14. DATOS SENSIBLES

SOMOS S.A.S. evitará solicitar datos sensibles salvo cuando resulten strictly necesarios y su tratamiento esté permitido legalmente. Cuando corresponda, se informará su naturaleza y finalidad, se solicitará autorización expresa y se aclarará el carácter facultativo de la respuesta, salvo deber legal aplicable. Se adoptarán controles reforzados de seguridad.

15. NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes será excepcional, deberá respetar su interés superior y sus derechos fundamentales y se limitará a información necesaria para la finalidad informada. Cuando corresponda, deberá contar con la autorización de su representante legal y considerar la opinión del menor de acuerdo con su madurez y capacidad de comprensión.

El tratamiento de imágenes, voz o información de menores en actividades deportivas, eventos, campañas o contenidos deberá contar con las autorizaciones correspondientes.

16. ENLACES EXTERNOS, MARCAS Y PLATAFORMAS DEL ECOSISTEMA

somosholding.com puede incluir enlaces hacia sitios, plataformas, marcas, proyectos o servicios relacionados con el ecosistema de SOMOS S.A.S. o administrados por terceros. Cada plataforma puede contar con sus propias políticas de privacidad, cookies y condiciones de uso. El usuario deberá consultar las reglas aplicables en el sitio de destino.

La navegación desde somosholding.com hacía una plataforma externa no implica que SOMOS S.A.S. controle todas sus prácticas de privacidad cuando el tercero opere como responsable independiente.

17. MODIFICACIONES

SOMOS S.A.S. podrá actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales, tecnológicos, corporativos, operativos o comerciales. Cuando una modificación sustancial afecte finalidades o condiciones de autorización, será informada por los canales disponibles y se solicitará una nueva autorización cuando resulte necesaria.

18. MARCO NORMATIVO DE REFERENCIA

Esta política se estructura con base en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas e instrucciones aplicables al régimen colombiano de protección de datos personales.

19. CONTACTO